Einen Konferenzraum richtig einrichten: Unser Leitfaden

 

 

 

Der Konferenzraum ist das Herzstück eines Unternehmens. Aber wie ist der optimale Konferenzraum eingerichtet, damit sich Kunden und Mitarbeiter in ihrer Umgebung ausreichend wohl fühlen und gleichzeitig effizient arbeiten? Dieser Ratgeber enthält einige Tipps, die Sie beim Einrichten des Meeting-Raumes beachten sollten:

 

Die allgemeine Farbgebung

 

Moderne Konferenzräume müssen und sollten nicht mehr nur „Grau in Grau“ sein. Ziehen Sie bei der Farbgebung Ihres Raumes eher in Betracht, auf helle und gedeckte Farben zurückzugreifen. Auch das Mobiliar kann, durch freundliche und warme Dekore, wie zum Beispiel eine moderne Holzoptik, für eine angenehme Atmosphäre sorgen und den Raum optisch aufwerten. Kleine Farbakzente wirken sich positiv auf die Stimmung aus. Gelb regt die Kreativität an, Blau hingegen beruhigt und entspannt. Zu grelle Farben an den Wänden wirken allerdings oft störend und können die Aufmerksamkeit leicht auf sich ziehen. Arbeiten Sie daher nur punktuell mit intensiven Farben. Bilder mit Naturmotiven bilden hier zum Beispiel einen gelungenen Mittelweg.

 

Der Konferenztisch

 

Ein großer Konferenztisch ist der Mittelpunkt des Besprechungsraumes. Er sollte sich möglichst den Bedürfnissen der Kunden und Mitarbeiter anpassen lassen. Ein bei Bedarf schnell erweiterbarer Tisch ist selten von Nachteil und bietet je nach Größe der Konferenz ausreichend Sitzplätze. Auch Kabeldurchlässe sind sinnvoll, um die bereits genannte Ordnung auch auf dem Tisch zu erhalten. Achten Sie bei der Auswahl des Möbelstückes möglichst auf glatte, leicht zu reinigende Oberflächen.

 

Die Konferenzstühle

 

Eine der wichtigsten Komponenten in neuen Besprechungsraum bilden die Konferenzstühle. Auch hier gibt es verschiedene Auswahlmöglichkeiten, wobei besonders auf den Sitzkomfort und die Praktikabilität Wert gelegt werden sollte.

 

Am idealsten eignen sich hier Schwingstühle mit Armlehnen (siehe hier). Das Design der Stühle fügt sich im Allgemeinen in jeglichen Stil eines Raumes gut ein. Diese Konferenzstühle sind ergonomisch, passen sich also der Wirbelsäule optimal an, was besonders bei längeren Sitzungen einen wichtigen Aspekt darstellt. Die Wippfunktion der Stühle, bei der sich das Gewicht großflächig auf den Schlitten des Stuhls verteilt, entlastet den Rücken zusätzlich. Außerdem haben sie eine wesentlich höhere Standsicherheit als normale Stühle und tragen somit zur Sicherheit am Arbeitsplatz bei. Armlehnen bieten eine gute Möglichkeit, die Hände und Arme, zum Beispiel in Phasen des Zuhörens, entspannt abzulegen.

 

Da sich diese bei Schwingstühlen, im Gegensatz zu ergonomischen Bürostühlen, nur selten in Höhe und Ausrichtung verstellen lassen, wird empfohlen, auf Polsterungen zu achten, um ausreichenden Komfort zu gewährleisten. Ein weiterer Vorteil dieser Stühle ist deren Preis, der, auch bei qualitativ hochwertigen Produkten, zumeist nicht sehr hoch ausfällt. In die meisten sogenannten „Freischwinger“ sind außerdem hauptsächlich leichte Materialien verbaut, was sie gegebenenfalls sehr einfach zu versetzen lässt, sie gut stapel- und somit verstaubar sind.

 

Flipchart, Leinwand oder Blackboard?

 

Die Art, wie Sie die Präsentationen vorstellen, bleibt letztendlich Geschmackssache. Grundsätzlich hat jede dieser Präsentationsformen seine Vor- und Nachteile. Hier spielen nicht zuletzt Ökologie und Ökonomie eine wichtige Rolle. Bedenken Sie, welche Kosten Sie eventuell ab sofort mit berechnen sollten, denken Sie über Strom- oder Papierverbrauch, Abfallentsorgung oder die Beschaffung der neuen Arbeitsmaterialien nach und treffen Sie die, für Sie an der besten geeigneten Entscheidung. Oft gibt es hier nicht die eine Lösung, je nach Thema und Meeting-Gruppe und Ziel können und sollte andere Präsentationsmittel eingesetzt werden.

 

Es werde Licht!

 

Für eine angenehme Umgebung ist es wichtig, für die richtige Beleuchtung zu sorgen. Ebenso wie an jedem festen Arbeitsplatz, vermeiden Sie den direkten Lichteinfall durch die Fenster auf Bildschirme und Arbeitsflächen, da die Reflexion störend wirkt und durch die Blendung das Arbeiten erschwert wird. Ideal ist hier ein Winkel von circa 90° zwischen Sitzplätzen und dem Fenster. Bringen sie einen einstellbaren Sonnenschutz an der Fensterfront an, um Überhitzung im Sommer, sowie zu starken Sonneneinfall möglichst zu vermeiden. Bei der Deckenbeleuchtung verzichten Sie auf Neonröhren, da deren Licht nicht selten zu Kopfschmerzen führt. Greifen Sie eher zu Tageslichtlampen oder Deckenflutern.

 

Wohlfühlen erwünscht!

 

Ordnung und Struktur sind essentiell, wenn es darum geht, effektiv arbeiten zu können und sich wohl zu fühlen. Sorgen sie also für ausreichend Möglichkeiten der Aktenablage, leeren Sie die Mülleimer und stellen Sie sicher, dass Boden, Tisch und Fenster stets vor Antritt eines Meetings gereinigt sind und lüften Sie nach Möglichkeit regelmäßig.

 

Zu guter Letzt sorgen Sie für eine gewisse Wohlfühlatmosphäre. Stellen Sie saubere Gläser und Getränke bereit, an denen sich die Teilnehmer des Meetings jederzeit selbst bedienen können. Bei internen Sitzungen ist es, je nach Länge der Konferenz, nicht selten üblich, auch kleine Snacks, Müsliriegel oder ähnliches bereit zu stellen. Weiterhin sorgen Zimmerpflanzen nicht nur im wahrsten Sinne des Wortes für ein gutes Klima. Existenzgründung ist übrigens auch für Ältere möglich!