Auch vor den Steuerberatern macht die Digitalisierungswelle nicht Halt. Doch gerade in dieser Branche herrscht oft noch enormer Aufholbedarf. Dicke Ordner voller Unterlagen stapeln sich im Archiv und die Kommunikation mit den Kunden erfolgt meist noch ganz klassisch per Post. Um Zeit sparen zu können und künftig konkurrenzfähig zu bleiben, ist es jetzt aber höchste Zeit für die umfassende Digitalisierungsoffensive in der Kanzlei.
Eine traditionelle Branche wird entstaubt
Steuerberatung – schon alleine das Wort klingt sehr formal und bringt einen altbackenen Ruf mit sich. Tatsächlich ist es so, dass viele Kanzleien diesem Ruf auch gerecht werden. Der fachlich fundierten Beratung und Bearbeitung steht dann jede Menge Papierkram gegenüber. Bei vielen Steuerberatern werden die Akten der Klienten nämlich noch auf Papier im Archiv aufbewahrt.
Dabei kann eine umfassende Steuerberater Software die Arbeit wesentlich erleichtern, ohne dass dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen verletzt werden. Die Digitalisierung gelingt daher oft einfacher als gedacht, denn der Aufwand für die Installation einer Software hält sich in Grenzen.
Mitarbeiter müssen geschult werden
Damit die neue Software in der Kanzlei dann auch korrekt und vor allem effizient genutzt werden kann, braucht es vorab natürlich eine entsprechende Einschulung. In größeren Kanzleien bietet es sich an, eine Person als zentralen Ansprechpartner zu installieren.
Diese Person wird dann zusätzlich geschult und dient als Sparringpartner für die gesamte Kanzlei. Werden nur wenige Mitarbeiter beschäftigt, können aber auch ein oder zwei Tage für ein Team-Training blockiert werden. Viele Software-Anbieter stellen entsprechende Einschulungen zur Verfügung und lehren dabei den Umgang mit dem neuen Tool.
Wichtig ist aber auch, dass Steuerberater ihren Mitarbeitern die Angst nehmen, dass sie durch die Digitalisierung ersetzt werden. Letztlich geht es nämlich nur darum, die ohnehin schon überbordende Arbeit effizienter gestalten zu können. Mitarbeiter sind dann nicht mehr mit repetitiven Aufgaben beschäftigt, sondern können beispielsweise mehr Zeit für die Beratung der Klienten aufbringen. Warum Unternehmen zukunftsfit werden sollten, erfahren Sie hier.
Was eine gute Software leisten muss
Für Steuerberatungskanzleien gibt es nicht die eine Software, weswegen es vorab wichtig ist, die verschiedenen Angebote zu vergleichen. In erster Linie ist es natürlich wichtig, dass mit dem Tool GoBD-konform gearbeitet werden kann. Für einige Steuerberater ist aber auch die Lohnabrechnung ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit.
Hier ist es wichtig, dass individuelle Abrechnungsmodelle erstellt werden können, damit die verschiedensten Branchen von Gastronomie bis Landwirtschaft abgedeckt werden können. Im Idealfall ist die Software dann auch gleich noch Finanzamt-konform, sodass Steuerberater die Umsatzsteuer- oder Einkommensteuererklärung direkt einreichen können.
Mandanten zur Digitalisierung erziehen
Vor allem bei kleinen Betrieben herrscht oft ebenfalls noch Aufholbedarf, wenn es um die Digitalisierung der eigenen Buchhaltung geht. In diesem Fall ist es wichtig, dass Kanzleien ihre Klienten „erziehen“. Werden Belege und Dokumente nach wie vor in Papierform überreicht, bringt das selbst trotz Software nach wie vor viel Arbeit mit sich.
Ein umfassendes Tool sollte daher auch mit einer digitalen Mandantenlösung ausgestattet sein, die sozusagen als Schnittstelle zwischen Unternehmen und ihrem Steuerberater fungiert.
So können Belege einfach hochgeladen und übermittelt werden. In der Kanzlei lassen sich die digitalen Inhalte dann herunterladen und problemlos verbuchen. So kann übrigens auch gleich sichergestellt werden, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgt.
Warum Kanzleien ohne Digitalisierung ins Hintertreffen geraten
Da die Buchhaltung in immer mehr Unternehmen vollständig digital abgewickelt wird, müssen natürlich auch Steuerberater aufrüsten. Viele Klienten erwarten heutzutage eine direkte Schnittstelle zur unkomplizierten Übermittlung von Belegen und Dokumenten.
Wird das nicht angeboten, entscheiden sich vor allem größere Kunden immer häufiger für jene Kanzleien, die bereits digitalisiert sind. Natürlich sparen effiziente Tools auf Dauer aber auch Kosten, was vor allem beim Steuerberater aber gar nicht der größte Punkt ist.
Viel wichtiger ist die Zeitersparnis, durch die sich Mitarbeiter gezielt auf Klienten konzentrieren können. So lassen sich Fragen und individuelle Problemstellungen möglichst schnell klären und Unternehmer haben stets das Gefühl, in der Kanzlei wichtig zu sein.
Mehr zur Digitalisiering
Deutschland holt bei Digitalisierung auf
Digitalisierungsindex 2023: Digitalisierung der Wirtschaft in …