Wer Prozesse optimiert, spart Arbeit. Das gilt auch für professionelle Fahrer und ihre Schreibarbeit. Schließlich verbringen sie in den diversen Branchen, in denen sie operieren, viel Zeit damit, sowohl ihre Fahrten als auch Pausen- und Ruhezeiten zu dokumentieren.
Ein traditionelles Fahrtenbuch kann unübersichtlich sein und mit Unmengen an Papierkram mehr Arbeit als Entlastung verursachen. Durch ein elektronisches Fahrtenbuch hingegen lassen sich alle Details mühelos aufzeichnen. Das erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag im Moment, sondern sorgt auch für reibungslose Dokumentation dem Finanzamt gegenüber.
Schließlich können Fehler kostspielig sein und bei endloser Zettelwirtschaft ist das Risiko groß, dass Lücken entstehen, die der Fahrer später unter großem Aufwand korrigieren muss. Wir erklären, wie elektronische Fahrtenbücher den Alltag im Fuhrpark erleichtern und die Arbeit der Fahrer revolutionieren.
Disclaimer: Bei diesem Beitrag handelt es sich nicht um eine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Konsultieren Sie bei Fragen Ihren Anwalt oder Steuerberater.
Verwaltung der gesamten Flotte
So wie Seefahrer und Piloten ihre Touren mithilfe von Logbüchern dokumentieren, brauchen auch PKW- und LKW-Fahrer vollständige Fahrtenbücher. In ihnen dokumentiert der Fahrer das amtliche Kennzeichen des Wagens, den aktuellen Kilometerstand, die Art der Fahrt und ob es sich dabei um eine private oder geschäftliche Reise, sowie eine Fahrt zwischen Wohnung und Betriebsort handelt. Zusätzlich werden das Fahrtziel, die zurückgelegten Kilometer, die Reiseroute und der Reisezweck notiert. All diese Notierungen wurden traditionell mit Papier und Stift erledigt, doch im Zeitalter der Digitalisierung gibt es eine bessere Lösung.
Mithilfe eines elektronischen Fahrtenbuchs lassen sich alle Fahrerdetails automatisch per GPS erfassen – über die gesamte Flotte hinweg. So profitieren auch Abteilungsleiter und Manager eines Betriebs von der Automatisierung. Reporte sind jederzeit verfügbar und können mühelos den verschiedenen Arbeitsbereichen des Betriebs zugeordnet werden.
Darüber hinaus werden Privatfahrten problemlos von betrieblichen Aufträgen getrennt, was auch zur Optimierung der Verwaltung aller Fahrzeuge beiträgt. Zum Flottenmanagement gehört auch das Dokumentieren aller Ausgaben. Entstehen bereits hier Fehler, stimmen die Zahlen auch im weiteren Prozess nicht und möglicherweise mangelt es bei der Steuererklärung – eine kostspielige Angelegenheit.
Weitere Kosten können bei Missachtung der Gesetzeslage entstehen, denn Bußgelder fallen vor allem dann an, wenn Lenk- und Ruhezeiten missachtet werden. Das elektronische Fahrtenbuch will diese Lücken schließen und automatisch vor Missachtung der Regularien schützen, sodass lästige Arbeiten vermieden und alle anderen Prozesse optimiert werden.
Optimierte Bürokratie
Die Dokumentation der Fahrten ist unumgänglich. Daher gilt es nicht, Fahrtenbücher abzuschaffen, sondern sie lediglich zu optimieren. Wo bisher Sorgfalt, Nachvollziehbarkeit und Lückenlosigkeit an oberster Stelle standen, können Fahrer nun deutlich sorgloser ihren Fahrten nachgehen.
Noch Wochen nach getaner Arbeit lässt sich die Strecke treffend nachvollziehen, sodass die Dokumentation im Ernstfall auch nachträglich geschehen kann. Die Daten der Fahrer sind dabei jederzeit geschützt. Personen in Führungspositionen profitieren von dieser Optimierung ganz besonders.
Neben dem zunehmenden Vertrauen auf lückenlose Dokumentation haben sie auch eine bessere Grundlage für die Planung zukünftiger Ausgaben. Deshalb dient ein elektronisches Fahrtenbuch nicht nur dem unmittelbaren Sparen von Kosten, sondern auch der langfristigen Optimierung der Auslagen. Auch spannend: Internationales Verkehrsmanagement: Nützliche Tipps.
Offiziell anerkannt
Als oberste Autorität in allen steuerlichen Angelegenheiten schenkt das Finanzamt der akkuraten Aufzeichnung aller Fahrten besondere Aufmerksamkeit. Daher muss ein elektronisches Fahrtenbuch diversen technischen Vorgaben entsprechen. Nur rechtlich anerkannte Anbieter können Fahrer und ihre Manager daher vernünftig unterstützen und es gilt nur dann, wenn es lückenlos und ordnungsgemäß geführt wird.
Grundlegende Fragen um den Grund der Fahrt und das nächste Ziel sind hierbei direkt abgedeckt, sodass auch das Finanzamt schlussendlich vom elektronischen Fahrtenbuch unterstützt wird. Schließlich verlangt der Gesetzgeber nach Paragraph 6, Absatz 1, Nr. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) vollständige Transparenz.
Gesetzliche Verpflichtung
Wer weder ein traditionelles noch ein elektronisches Fahrtenbuch führen will, ist tatsächlich nicht gesetzlich dazu verpflichtet. Die sogenannte “Ein-Prozent-Regelung” gibt Fahrern die Möglichkeit, die Dokumentation zu umgehen und stattdessen bei der Berechnung der Einkommenssteuer einen Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zur monatlichen Entlohnung hinzuzurechnen.
Wer davon ausgeht, dass er mithilfe eines Fahrtenbuchs Kosten sparen kann, sollte allerdings unbedingt zu einem elektronischen Fahrtenbuch greifen, anstatt mühsame Zettelwirtschaft zu betreiben. Neben der Erleichterung der Dokumentation, der Vermeidung von Fehlern und der generellen Zeitersparnis dient das elektronische Fahrtenbuch deshalb auch dem Erhöhen des Umsatzes.
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