In der heutigen Zeit finden immer häufiger Online-Veranstaltungen statt. Hierbei kann es sich beispielsweise um Webinare, Meetings oder Messen handeln. Der große Vorteil dabei: Es kann sich grundsätzlich jeder an dem Event beteiligen – unabhängig davon, an welchem Ort er sich befindet. Hinzu kommt, dass virtuelle Events meist nachhaltiger und kostengünstiger als physische Veranstaltungen sind. Doch auch eine Online-Veranstaltung erfordert ausreichend Vorbereitung.
Ein Konzept erstellen: So gelingt es
Für das Online-Event sollten Sie als Erstes ein Konzept erstellen und die Veranstaltung inhaltlich vorbereiten. Hierzu können Sie zunächst ein Brainstorming veranstalten und verschiedene Ideen für das Event sammeln. Dabei ist es auch möglich, sich an vergangenen Veranstaltungen zu orientieren bzw. hieraus Inspirationen zu holen.
Zur Vorbereitung gehört es außerdem, rechtzeitig die Redner für das Event festzulegen. Diese sollten sowohl zu Ihrer Zielgruppe als auch zu den Zielen Ihrer Veranstaltung passen. Wichtig ist ebenfalls, dass die eingeladenen Speaker den Teilnehmern einen Mehrwert bieten – und sie beispielsweise über neue Erkenntnisse informieren.
Des Weiteren sollten Sie sich über Inhalte Gedanken machen, bei denen es eine Interaktion mit den Teilnehmern gibt. Das ist zum Beispiel in Form von Umfragen, Gruppen-Chats oder Frage-und-Antwort-Runden möglich.
Bei der Erstellung eines Konzepts sollten Sie darauf achten, die Online-Veranstaltung nicht zu überladen. Bei einer großen Anzahl an Inhaltspunkten kann es gegebenenfalls Sinn machen, das virtuelle Event nicht auf einen Tag zu begrenzen, sondern auf mehrere Tage zu verteilen.
Zusätzlich sollten Sie von vornherein Pausen einplanen, denn bei virtuellen Veranstaltungen lassen sich die Menschen schnell ablenken und haben eine geringere Aufmerksamkeitsspanne. Die Gestaltung der Pausen kann jedoch unterschiedlich aussehen: Es ist zum Beispiel möglich, eine Pause vom Bildschirm einzulegen oder eine kurze Yoga-Session mit allen Teilnehmern durchzuführen.
Streaming-Plattform: Wo kann die Online-Veranstaltung ausgestrahlt werden?
Die richtige Plattform zur Übertragung des virtuellen Events ist ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Planung. Sie können aus zahlreichen Plattformen auswählen. Möchten Sie ein einfaches Meeting durchführen, können Sie beispielsweise auf Google Meet oder Zoom zurückgreifen. Es gibt jedoch noch viele weitere Plattformen, die sich zum Streamen der Online-Veranstaltung eignen. Dazu gehören unter anderem Microsoft Teams, Webcasting, Skype for Business, Adobe Connect, Join me, Teamviewer und Google Handouts.
Welche Streaming-Plattform sich für Ihr Event eignet, richtet sich nach der Anzahl der Teilnehmenden, nach der Art des Events und nach Ihren eigenen Vorstellungen bzw. Wünschen. Vor der Wahl sollten Sie sich die verschiedenen Plattformen näher anschauen. Achten Sie hierbei auf die maximale Personenanzahl für ein Event, das Layout, die verfügbaren Funktionen, die interaktiven Tools und die eventuellen Kosten. Zusätzlich sollten Sie im Vorfeld überprüfen, für welche Betriebssysteme bzw. Geräte sich die Plattform eignet und wie anwenderfreundlich die Plattform ist.
Tipp: Bei vielen Online-Events ist eine Live-Untertitelung sinnvoll. Hierdurch können Sie eine größere Anzahl an potenziellen Teilnehmern erreichen – beispielsweise haben so auch Menschen mit einer Hörbehinderung die Möglichkeit, an der Veranstaltung teilzunehmen.
Die richtige Marketingstrategie für das virtuelle Event
Damit möglichst viele Menschen an Ihrem virtuellen Event teilnehmen, brauchen Sie eine effektive Marketingstrategie. Hierbei sollten Sie auf verschiedene Maßnahmen zur Bewerbung der Veranstaltung zurückgreifen:
Zum einen macht es Sinn, Einladungen per E-Mail zu verschicken – und zwar an sämtliche bereits vorhandenen Kontakte. Die Einladung sollte alle wichtigen Details zum Online-Event beinhalten.
Zum anderen ist es ratsam, eine Website bzw. Landingpage für die virtuelle Veranstaltung zu erstellen.
Darüber hinaus können Sie in den sozialen Netzwerken für Ihr Event werben. Vorteilhaft ist hierbei, dass Sie mit den potenziellen Teilnehmern in Kontakt treten und eventuelle Fragen beantworten können.
Daneben gibt es noch weitere Möglichkeiten, mehr Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung zu lenken – beispielsweise durch eine Kooperation mit Influencern oder durch Pay-Per-Click-Anzeigen.
Sollte das Online-Event im Vorfeld geprobt werden?
Vor dem Termin des virtuellen Events sollten Sie eine Generalprobe durchführen – idealerweise mindestens sieben Tage vorher. Hierbei sollten Sie alle Programmpunkte durchgehen und überprüfen, ob die Technik funktioniert. Auch bei den Rednern sollte eine Überprüfung stattfinden. Hierbei kann es außerdem Sinn machen, sich den jeweiligen Hintergrund des Speakers anzusehen.
Durch die Testläufe können Sie verhindern, dass am Tag des Online-Events Probleme auftreten. Zudem kann die Generalprobe den eingeladenen Rednern ein sichereres Gefühl geben. Am Tag des Events sollten Sie schließlich noch einmal die Funktionstüchtigkeit des Internets sowie der ganzen Technik austesten und kontrollieren, ob alles einwandfrei läuft.
Weiterführende Literatur