Schon längst hat die Digitalisierung ihren Einzug in den Arbeitsalltag gehalten. Immer neuere und modernere Technologien verändern und optimieren die Art und Weise, wie gearbeitet wird.
Vom Einstellungsprozess über Essenspausen und Arbeitsaufträge bei jeglichen Aspekten, die das Arbeiten betreffen, ist Digitalität involviert. Wie Unternehmen diesen Fakt für sich nutzen und welchen Einfluss das auf die Arbeit des modernen Menschen hat, wird in diesem Artikel erläutert.
Mehr Produktivität dank digitalen Tools
Viele moderne Anwendungen sind speziell darauf ausgelegt, die Effizienz und Produktivität zu steigern. Sie helfen den Mitarbeitern eines Unternehmens dabei, organisiert und zielgerichtet vorzugehen. Eine sehr beliebte Anwendung, vor allem in Firmen, die auch zum Teil im Homeoffice arbeiten, sind Cloud-Lösungen.
Diese ermöglichen den ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Daten und vermeiden das Hin und Her schicken unnötiger Mails und Anhänge. Neben Clouds wird in den meisten Unternehmen Projektmanagement-Software verwendet.
Diese sorgt für eine bessere Kommunikation untereinander und stärkt die Teamkoordination am Arbeitsplatz. Mittlerweile gibt es neben dem Klassiker Microsoft auch noch viele Software-Alternativen in dem Bereich, auf die Unternehmen zurückgreifen können.
Im Bereich der Kundenbetreuung werden oftmals KI-Assistenten eingesetzt, die Anrufe koordinieren und eine Vollzeitkraft, die sonst nur am Telefon sitzen würde, unterstützen. Dank diesen Anwendungen im Bereich der Kundenbetreuung können sich die Arbeitskräfte vor Ort auf das Wesentliche konzentrieren.
Zusammenarbeit und Teamkoordination
Spätestens seit 2020 ist jeder mal in Kontakt mit Videokonferenz-Tools gekommen. Auch nach der Pandemie werden sie vermehrt eingesetzt, da sie lange Anfahrten hinfällig machen und es ermöglichen, ortsunabhängig zusammenzuarbeiten und sich über anstehende Projekte auszutauschen.
Diese Tools ermöglichen ganz neue Arbeitsmodelle wie zum Beispiel Remote- und Hybrid-Arbeiten. Um in den Konferenzen digital zusammenarbeiten zu können, gibt es Whiteboards und Brainstorming-Tools, auf denen Ideen gesammelt werden können und die jeder einsehen kann. So können auch kreative Konzepte gemeinsam ausgearbeitet werden, ohne dass alle im selben Raum sitzen.
Um Meetings zu planen und Verfügbarkeiten einzusehen, werden Online Kalender genutzt. Auf diesen lässt sich übersichtlich überblicken, wer wann verfügbar ist und an welchen Projekten im Moment gearbeitet wird. So verliert niemand den Überblick und kann sich voll und ganz seinen Aufgabenbereichen widmen.
Einfluss von KI auf modernes Arbeiten
Wie oben erläutert, wird künstliche Intelligenz bereits in vielen Firmen verwendet, um Aufgaben abzunehmen oder zu erleichtern und um das Arbeiten effizienter zu gestalten. Die rasant fortschreitende Erweiterung macht es möglich, immer mehr Aufträge mithilfe von KI zu erledigen.
Wer am Zahn der Zeit sein will und moderne Arbeitsweisen unterstützt, der sollte stets über neue Entwicklungen in den Bereichen Digitalisierung und künstliche Intelligenz informiert sein. So kann problemlos abgeschätzt werden, ob eine moderne, digitale Anwendung für das eigene Office sinnvoll wäre.
Die Flexibilität dieser Computersysteme ist extrem hoch und schon lange werden sie nicht nur für die Kundenbetreuung angewandt. Sie finden auch in Bereichen der Terminplanung, Dokumentenerfassung, Übersetzung und Finanzplanung ihren Platz. So wird das moderne Arbeiten immer effizienter. Auch das Handwerk in Deutschland wird stetig digitaler.
Rechtliche Aspekte der Digitalisierung
Mit großen Chancen kommen auch immer große Herausforderungen. So bringt die Digitalisierung nicht nur Gutes, sie birgt auch Gefahren und Risiken, die man gut kennen und abwägen sollte. Wer es wirklich drauf anlegt, kommt an digital abgelegte Daten heran. Um das so unmöglich wie möglich zu machen, müssen gespeicherte Dateien und Kundendaten gut gesichert werden.
Das kann über sichere Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierungen erfolgen. Auch die Mitarbeiter sollten stets über Risiken aufgeklärt werden und an Medienkompetenz-Trainings teilnehmen, damit eine kleine Phishing-Mail nicht zum Desaster werden kann.
Der Datenschutz ist fest in den deutschen Gesetzen verankert und verpflichtet jedes Unternehmen dazu, die Daten ihrer Kunden, Partner und Mitarbeiter zu schützen. Zusätzlich wahren die Datenschutz-Richtlinien vor dem Missbrauch und der bewussten Weitergabe angegebener Daten.
Auch im Bereich der IT-Sicherheit gibt es Software, wie zum Beispiel Passwortmanager, die dabei helfen, Daten sicher und schwer erreichbar abzuspeichern. Natürlich sind solche Anwendungen ebenfalls angreifbar, weshalb sie unbedingt regelmäßig geprüft werden müssen und Sicherheitsupdates stets direkt durchgeführt werden sollten.
Wer diese Dinge beachtet und sich konsequent mit den Chancen und Risiken der Digitalisierung für den Arbeitsalltag auseinandersetzt, kann diese für sich nutzen, um effektiver und besser zu arbeiten.
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